Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Rekisterinpitäjä

Nimi

Arkistoyhdistys - Arkivföreningen ry

Osoite

PL 755, 00101 Helsinki

Muut yhteystiedot

www.arkistoyhdistys.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Rahastonhoitaja, Karin Gref

Osoite

Arkistoyhdistys - Arkivföreningen ry, PL 755, 00101 Helsinki

Muut yhteystiedot

rahastonhoitaja(a)arkistoyhdistys.fi
(sijainen: sihteeri(a)arkistoyhdistys.fi)

Rekisterin nimi

Arkistoyhdistys - Arkivföreningen ry:n jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten.

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteröityjä ovat Arkistoyhdistys - Arkivföreningen ry:n varsinaisiksi tai kunniajäseniksi hyväksymät henkilöt.

Jäsenrekisteriin tallennetaan ne tiedot, jotka jäseneksi hyväksytty on itse antanut  yhdistyksen käytettäväksi. Jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot jäseneksi liittymisen yhteydessä:

  • etu- ja sukunimi
  • postiosoite jäsenmaksulomakkeen ja mahdollisen muun paperisen jäsenpostin postitusta varten
  • sähköpostiosoite jäsentiedotteiden lähettämistä ja muuta yhteydenpitoa varten
  • vapaaehtoiset tiedot: puhelinnumero ja työnantajan nimi

Rekisterissä pidetään yllä myös seuraavia tietoja:

  • jäseneksiliittymisvuosi (vuodesta 2013 alkaen)
  • tiedot maksetuista jäsenmaksuista

Tapahtumien kuten vierailujen ja matkojen yhteydessä voidaan tapahtuman luonteesta riippuen kerätä ilmoittautuneilta esim. puhelinnumero tai muita tietoja, joita esim. ulkopuolinen matkanjärjestäjä tarvitsee. Tapahtumiin ilmoittautumisten yhteydessä kerättyjä tietoja ylläpidetään sähköisessä henkilörekisterissä kahden toimintavuoden ajan ja sen jälkeen ne hävitetään. Merkittävien tapahtumien kuten opintomatkojen osallistujaluettelot arkistoidaan yhdistyksen arkistoon.

Sähköiseen henkilörekisteriin tallennettuja henkilötietoja säilytetään jäsenyyden keston ajan. Yhdistyksen arkistossa säilytetään tiedot hyväksytyistä jäsenistä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään suoraan jäseniksi hyväksytyiltä jäseneksi hakemisen yhteydessä. Jäsenillä on mahdollisuus itse päivittää tietonsa yhdistyksen nettisivuilla olevan lomakkeen kautta tai ottamalla yhteyttä jäsenasioita hoitavaan yhteyshenkilöön.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja ei luovuteta kaupalliseen tarkoitukseen tai kolmansille osapuolille.

Yhdistyksen järjestämille matkoille ilmoittautuessa jäsenien antamia tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle matkanjärjestäjälle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot siirtyvät selaimen välityksellä SSL-protokollalla salatun tietoliikenneyhteyden avulla palvelinympäristöön, jossa yhdistyksen sivuja ylläpidetään. Palvelinympäristö on vartioidussa ympäristössä ja fyysinen sekä tekninen sisäänpääsy tarjotaan sinne ainoastaan luvan saaneille.

Arkistoyhdistyksen sivusto tallentaa evästeitä käyttäjän selaimen avulla tietokoneen selaimen välimuistiin. Nämä evästeet ovat tekstitiedostoja, joiden avulla sivusto muistaa tietoa sen kävijöistä vierailun aikana ja mahdollisesti myös sen jälkeen. Evästeitä käytetään käyttäjäkohtaisen tiedon ylläpitämiseen vierailun aikana, käyttäjien tunnistamiseen jäsenkirjautumisessa sekä analytiikan keräämiseen kävijöistä. Tavallisille vierailijoille sivusto toimii myös ilman evästeitä, mutta jäsenkirjautumisessa evästeet tulee olla sallittuna selaimessa.

Jäsenrekisterin käyttöoikeus on Arkistoyhdistys - Arkivföreningen ry:n hallituksen nimeämällä toimihenkilöillä rahastonhoitaja ja sihteeri, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Sihteeri toimii myös rahastonhoitajan sijaisena jäsenrekisterin yhteyshenkilönä. Näillä henkilöillä on salassapitovelvollisuus.

Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11 §:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. Tarkastuspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa.

Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle. 

Liity jäseneksi >