Säännöt

Arkistoyhdistyksen säännöt

1 §

Yhdistyksen nimi on Arkistoyhdistys - Arkivföreningen ry. Yhdistyksen kotipaikka on Helsingin kaupunki.

2 §

Yhdistyksen kieli on suomi, mutta jokaisella jäsenellä on oikeus esittää asiansa myös ruotsin kielellä.

3 §

Yhdistyksen tarkoitus on ylläpitää ja kehittää yhteyksiä arkistoalalla toimivien henkilöiden välillä sekä edistää arkistoalan harrastusta ja tuntemusta ja sen tieteellistä tutkimusta. Tarkoituksiensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää kokouksia ja keskustelutilaisuuksia, ylläpitää yhteyksiä alan järjestöihin sekä toimittaa arkistoalaa koskevia tutkimuksia.

Toimintansa tukemiseksi voi yhdistys ottaa vastaan varoja apurahoina, lahjoituksina ja testamentteina.

4 §

Yhdistyksen jäseneksi voi päästä hallituksen hyväksymänä arkistoalalla työskentelevä tai siihen perehtynyt henkilö. Mikäli jäsen on kehoituksista huolimatta jättänyt kahden peräkkäisen vuoden jäsenmaksut suorittamatta voi hallitus päättää hänen erottamisestaan yhdistyksestä. Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.

Yhdistys voi myös kutsua kunniajäseniä.

Yhdistys kantaa jäseniltään vuosimaksun, jonka suuruus määrätään vuosikokouksessa kutakin toimintavuotta varten. Kunniajäseniltä vuosimaksua ei kanneta.

5 §

Yhdistyksen hallitukseen kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja neljä varsinaista sekä kaksi varajäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on vuosikokousten välinen aika. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus on päätösvoimainen kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään kaksi sen jäsentä on läsnä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni.

Puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa merkitsevät yhdistyksen nimen.

6 §

Yhdistyksen tilikautena on kalenterivuosi. Yhdistyksellä on kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa, jotka valitaan vuosikokouksessa.

Tilinpäätös asiakirjoineen on annettava tilintarkastajille viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Tilintarkastajien on annettava kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.

Yhdistyksen tilintarkastajien ja varatilintarkastajien toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

7 §

Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan 2 kuukautta ja viimeistään viikkoa ennen kokousta lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle.

8 §

Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun yhdistyksen jäsenet, joita on vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenmäärästä, sitä hallitukselta ilmoittamaansa asiaa varten kirjallisesti pyytävät. Kokous on kutsuttava viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

9 §

Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokous avataan;
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa;
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus;
4. esitetään tilinpäätös, hallituksen toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto;
5. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta;
6. päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille;
7. päätetään jäsenmaksun suuruus;
8. vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio kuluvalle toimintakaudelle;
9. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet;
10. valitaan tilintarkastajat ja varatilintarkastajat;
11. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut ja kokoukselle esitetyt asiat.

Jos yhdistyksen jäsen haluaa saada asian yhdistyksen kokouksen päätettäväksi, hänen on ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin ajoissa, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

10 §

Kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni.

Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, ellei päätös koske yhdistyksen sääntöjen muuttamista tai yhdistyksen purkamista, jolloin vaaditaan, että vähintään kolme neljännestä kaikista äänestyksessä annetuista äänistä kannattaa päätöstä ja että yhtäpitävä päätös tehdään kahdessa perättäisessä vähintään yhden kuukauden väliajoin pidettävässä kokouksessa. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa. Vaalit toimitetaan vaadittaessa suljetuin lipuin.

11 §

Yhdistyksen purkautuessa sen varat käytetään yhdistyksen viimeisessä kokouksessa päätettävällä tavalla yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen ja sen arkisto lahjoitetaan Valtionarkistolle.